Что такое виртуальные переговорные комнаты?

Если при проведении совещаний, переговоров или других мероприятий людям не нужно видеть друг друга, то аудиоконференция имеет больше смысла, чем видеоконференция. В этом может помочь сервис, предоставляющий виртуальные конференц-залы. Давайте разберемся, какие преимущества может принести это решение бизнесу, а также каковы его возможности и качества.

Для каких целей можно использовать переговорные комнаты

Виртуальная переговорная комната – универсальное решение для организации аудиоконференции для различных целей. Его используют для следующих случаев:

• Проведение совещаний, как внутренних, так и с внешними участниками.

• Презентации товаров услуг. Ведь к системе аудиоконференцсвязи можно подключить немалое количество абонентов.

• Обучение (когда можно обойтись без визуальных образовательных материалов).

• Различного рода обсуждения.

• Собеседования специалистов при приеме на работу с возможностью привлечения экспертов из разных подразделений компаний (в том числе из других регионов и стран).

Конечно же, и для каких-то других целей могут использоваться голосовые конференции: все зависит от специфики компании.

Принцип работы и особенности переговорных комнат

Для проведения онлайн-конференций внедряется система звуковых конференций, которая базируется на виртуальной АТС. Например, решение компании “Телфин”, реализованное на платформе ВАТС “Телфин.Офис” для организации аудиоконференций. Чтобы присоединиться к разговору, система либо автоматически дозванивается до участников, либо они могут набрать выделенный номер.

Что касается особенностей такого решения, они следующие:

• Возможность привлечения к аудио конференц совещаниям и другим мероприятиям даже мобильных участников.

• Широкий охват абонентов.

• Невысокие требования к интернет-соединению для обеспечения качественной связи, по сравнению с сервисами видеоконференций.

Инструменты администрирования переговорных комнат

Пользователям услуги, как правило, предлагается следующий набор базовых опций для администрирования мероприятий, организованных с помощью виртуальных переговорных комнат:

• Управление микрофонами участников. Администратор аудиоконференции может включать/выключать микрофоны участников, что позволяет избежать хаоса в ходе общения в виртуальной переговорке.

• Включение выключение записи конференции. В зависимости от провайдера предоставляется возможность записи разговора целиком или по частям (включение сохранения аудиофайлов в удобное время).

• Управление количеством участников. Это позволяет гибко регулировать численность абонентов во время конференции.

• Функционал для составления расписаний конференций. В системе аудиоконференцсвязи можно создавать графики предстоящих созвонов. При необходимости есть возможность настроить автодозвон до участников из списка и их подключение к разговору. Это обеспечивает существенную экономию времени администраторов конференций.

Стоимость переговорных комнат

Все зависит от поставщика и применяемой им системы оплаты. Например, подключение виртуальной переговорной комнаты для пользователей “Телфин.Офис” бесплатно, но с них взимается абонентская плата в размере 2 490 рублей в месяц. Она включает в себя такие функции, как документирование переговоров и управление совещаниями, а также расходы на поддержание инфраструктуры, на которой базируются услуги аудиоконференцсвязи. Дополнительные АТС используются для проведения дополнительных переговоров. Этот способ предоставления услуг используют многие провайдеры.