Что такое виртуальные переговорные комнаты?

Если при про­ве­де­нии совещаний, пере­го­во­ров или других меро­при­я­тий людям не нужно видеть друг друга, то аудио­кон­фе­рен­ция имеет больше смысла, чем видео­кон­фе­рен­ция. В этом может помочь сервис, предо­став­ля­ю­щий вир­ту­аль­ные конференц-залы. Давайте раз­бе­рем­ся, какие пре­иму­ще­ства может принести это решение бизнесу, а также каковы его воз­мож­но­сти и качества.

Для каких целей можно использовать переговорные комнаты

Виртуальная пере­го­вор­ная комната – уни­вер­саль­ное решение для орга­ни­за­ции аудио­кон­фе­рен­ции для различных целей. Его исполь­зу­ют для следующих случаев:

• Проведение совещаний, как внут­рен­них, так и с внешними участниками.

• Презентации товаров услуг. Ведь к системе аудио­кон­фе­ренц­свя­зи можно под­клю­чить немалое коли­че­ство абонентов.

• Обучение (когда можно обойтись без визу­аль­ных обра­зо­ва­тель­ных материалов).

• Различного рода обсуждения.

• Собеседования спе­ци­а­ли­стов при приеме на работу с воз­мож­но­стью при­вле­че­ния экспертов из разных под­раз­де­ле­ний компаний (в том числе из других регионов и стран).

Конечно же, и для каких-то других целей могут исполь­зо­вать­ся голосовые кон­фе­рен­ции: все зависит от специфики компании.

Принцип работы и особенности переговорных комнат

Для про­ве­де­ния онлайн-конференций внед­ря­ет­ся система звуковых кон­фе­рен­ций, которая бази­ру­ет­ся на вир­ту­аль­ной АТС. Например, решение компании “Телфин”, реа­ли­зо­ван­ное на платформе ВАТС “Телфин.Офис” для орга­ни­за­ции аудио­кон­фе­рен­ций. Чтобы при­со­еди­нить­ся к разговору, система либо авто­ма­ти­че­ски дозва­ни­ва­ет­ся до участ­ни­ков, либо они могут набрать выде­лен­ный номер.

Что касается осо­бен­но­стей такого решения, они следующие:

• Возможность при­вле­че­ния к аудио конференц сове­ща­ни­ям и другим меро­при­я­ти­ям даже мобильных участников.

• Широкий охват абонентов.

• Невысокие тре­бо­ва­ния к интернет-соединению для обес­пе­че­ния каче­ствен­ной связи, по сравнению с сервисами видеоконференций.

Инструменты администрирования переговорных комнат

Пользователям услуги, как правило, пред­ла­га­ет­ся следующий набор базовых опций для адми­ни­стри­ро­ва­ния меро­при­я­тий, орга­ни­зо­ван­ных с помощью вир­ту­аль­ных пере­го­вор­ных комнат:

• Управление мик­ро­фо­на­ми участ­ни­ков. Администратор аудио­кон­фе­рен­ции может включать/выключать микрофоны участ­ни­ков, что позволяет избежать хаоса в ходе общения в вир­ту­аль­ной переговорке.

• Включение выклю­че­ние записи кон­фе­рен­ции. В зави­си­мо­сти от про­вай­де­ра предо­став­ля­ет­ся воз­мож­ность записи разговора целиком или по частям (включение сохра­не­ния аудио­фай­лов в удобное время).

• Управление коли­че­ством участ­ни­ков. Это позволяет гибко регу­ли­ро­вать чис­лен­ность абонентов во время конференции.

• Функционал для состав­ле­ния рас­пи­са­ний кон­фе­рен­ций. В системе аудио­кон­фе­ренц­свя­зи можно создавать графики пред­сто­я­щих созвонов. При необ­хо­ди­мо­сти есть воз­мож­ность настроить авто­до­звон до участ­ни­ков из списка и их под­клю­че­ние к разговору. Это обес­пе­чи­ва­ет суще­ствен­ную экономию времени адми­ни­стра­то­ров конференций.

Стоимость переговорных комнат

Все зависит от постав­щи­ка и при­ме­ня­е­мой им системы оплаты. Например, под­клю­че­ние вир­ту­аль­ной пере­го­вор­ной комнаты для поль­зо­ва­те­лей “Телфин.Офис” бесплатно, но с них взимается або­нент­ская плата в размере 2 490 рублей в месяц. Она включает в себя такие функции, как доку­мен­ти­ро­ва­ние пере­го­во­ров и управ­ле­ние сове­ща­ни­я­ми, а также расходы на под­дер­жа­ние инфра­струк­ту­ры, на которой бази­ру­ют­ся услуги аудио­кон­фе­ренц­свя­зи. Дополнительные АТС исполь­зу­ют­ся для про­ве­де­ния допол­ни­тель­ных пере­го­во­ров. Этот способ предо­став­ле­ния услуг исполь­зу­ют многие провайдеры.