Руководство по деловому этикету для начинающих

Деловой этикет – это то, как различные профессионалы бизнеса общаются друг с другом. Это может быть что угодно – от того, как ответить на телефонный звонок, до того, как поблагодарить коллегу за оказанную услугу. Эти небольшие действия могут оказать большое влияние на окружающих и культуру вашей компании.

Как отвечать на звонки

Телефон – самое распространенное устройство связи в бизнесе. Возможность позвонить кому-то до того, как он возьмет трубку, написать быструю записку или попытаться найти вас по электронной почте – это огромная возможность наладить отношения и создать более позитивную рабочую атмосферу для себя и своих коллег. Однако ответ на телефонный звонок также является одним из наиболее важных аспектов делового этикета. Отвечая на телефонные звонки, следует помнить о нескольких вещах. Во-первых, постарайтесь понять, насколько срочен собеседник. Во-вторых, обратите внимание на тон разговора и тон человека на другом конце линии. Если вы разговариваете с клиентом, а он выглядит сердитым или расстроенным, возможно, вам стоит заблокировать его номер и/или извиниться за то, что вы не можете помочь ему прямо сейчас. Если вы ведете непринужденную беседу с коллегой, то, прежде чем ответить на вопрос, стоит подумать о тоне собеседника.

Проведение деловых встреч

Некоторые встречи неизбежны и полезны для роста вашей компании. Однако существуют определенные вредные привычки, которые могут даже отрицательно повлиять на продуктивность вашей команды и создать негативную рабочую атмосферу. Вот некоторые из вредных привычек, которых можно легко избежать, и некоторые альтернативы, которые вы можете предпринять: – Игнорирование коллег во время совещаний: Игнорируя своих коллег на собрании, вы говорите: “Вы мне безразличны, мне безразличен этот проект, и мне безразлично, над чем мы работаем”. Это большая проблема, потому что это посылает сигнал другим, что вас не волнует проект и его влияние на других людей. – Трата времени на совещаниях: Есть несколько основных способов экономии времени на совещаниях. Вы можете делать заметки заранее, задавать хорошие вопросы, чтобы помочь всем лучше понять проект или предмет, о котором идет речь, и просить подводить итоги по истечении определенного периода времени.

Важность электронной почты

Электронная почта может быть отличным способом общения с коллегами, клиентами и покупателями. Однако большинство правил этикета электронной почты предостерегают от того, чтобы говорить в электронных письмах то, что следует говорить при личной встрече. Общение по электронной почте может быть полезным при отправке счета, задании вопроса или пересылке документа. Однако, если вы отправляете письмо, по которому решение должно быть принято в течение 24 часов, вам следует быстро принять решение в электронном письме и не ставить человека в потенциально неловкую или сложную ситуацию. Некоторые рекомендации по общению по электронной почте предполагают следующее: Всегда подписывайте свои электронные письма. Если у вас есть подпись на визитной карточке, используйте ее и здесь. Включайте любую необходимую информацию в заголовок ваших писем. Используйте в тексте письма ключевые слова, относящиеся к теме письма. Постарайтесь указать кого-нибудь в качестве отправителя электронного письма.

Заключение

Деловой этикет – это все, что улучшает общение и укрепляет доверие между коллегами и клиентами. Этикет может быть таким простым, как поддержание чистоты и организованности на рабочем столе, поддержание стакана с водой на нужном уровне и использование правильного тона голоса в общении. Это также может быть использование специальных формулировок в электронных письмах и служебных записках, чтобы избежать путаницы. Если вы новичок в любой форме делового этикета, полезно задавать вопросы и получать рекомендации от коллег и клиентов. Многие правила делового этикета основаны на обычной вежливости и уважении. Это важные аспекты любой профессиональной среды, независимо от того, работаете ли вы в крупной корпорации или на малом предприятии. Деловой этикет – это то, чему можно научиться и применять в любой профессиональной среде. Проведение деловых встреч Некоторые встречи неизбежны и полезны для развития вашей компании. Однако существуют определенные вредные привычки, которые могут даже негативно повлиять на продуктивность вашей команды и создать негативную рабочую атмосферу. Вот некоторые из вредных привычек, которых можно легко избежать, и некоторые альтернативы, которые вы можете предпринять: – Игнорирование коллег во время совещаний: Игнорируя своих коллег на собрании, вы говорите: “Вы мне безразличны, мне безразличен этот проект, и мне безразлично, над чем мы работаем”. Это большая проблема, потому что это посылает сигнал другим, что вас не волнует проект и его влияние на других людей. – Трата времени на совещаниях: Есть несколько основных способов экономии времени на совещаниях. Вы можете делать заметки заранее, задавать хорошие вопросы, чтобы помочь всем лучше понять проект или предмет, о котором идет речь, и просить подводить итоги через определенный промежуток времени.