Руководство по деловому этикету для начинающих

Деловой этикет — это то, как различные про­фес­си­о­на­лы бизнеса общаются друг с другом. Это может быть что угодно — от того, как ответить на теле­фон­ный звонок, до того, как побла­го­да­рить коллегу за оказанную услугу. Эти небольшие действия могут оказать большое влияние на окру­жа­ю­щих и культуру вашей компании.

Как отвечать на звонки

Телефон — самое рас­про­стра­нен­ное устрой­ство связи в бизнесе. Возможность позвонить кому-то до того, как он возьмет трубку, написать быструю записку или попы­тать­ся найти вас по элек­трон­ной почте — это огромная воз­мож­ность наладить отношения и создать более пози­тив­ную рабочую атмосферу для себя и своих коллег. Однако ответ на теле­фон­ный звонок также является одним из наиболее важных аспектов делового этикета. Отвечая на теле­фон­ные звонки, следует помнить о несколь­ких вещах. Во-первых, поста­рай­тесь понять, насколько срочен собе­сед­ник. Во-вторых, обратите внимание на тон разговора и тон человека на другом конце линии. Если вы раз­го­ва­ри­ва­е­те с клиентом, а он выглядит сердитым или рас­стро­ен­ным, возможно, вам стоит забло­ки­ро­вать его номер и/или изви­нить­ся за то, что вы не можете помочь ему прямо сейчас. Если вы ведете непри­нуж­ден­ную беседу с коллегой, то, прежде чем ответить на вопрос, стоит подумать о тоне собеседника.

Проведение деловых встреч

Некоторые встречи неизбежны и полезны для роста вашей компании. Однако суще­ству­ют опре­де­лен­ные вредные привычки, которые могут даже отри­ца­тель­но повлиять на про­дук­тив­ность вашей команды и создать нега­тив­ную рабочую атмосферу. Вот некоторые из вредных привычек, которых можно легко избежать, и некоторые аль­тер­на­ти­вы, которые вы можете пред­при­нять: — Игнорирование коллег во время совещаний: Игнорируя своих коллег на собрании, вы говорите: “Вы мне без­раз­лич­ны, мне без­раз­ли­чен этот проект, и мне без­раз­лич­но, над чем мы работаем”. Это большая проблема, потому что это посылает сигнал другим, что вас не волнует проект и его влияние на других людей. — Трата времени на сове­ща­ни­ях: Есть несколько основных способов экономии времени на сове­ща­ни­ях. Вы можете делать заметки заранее, задавать хорошие вопросы, чтобы помочь всем лучше понять проект или предмет, о котором идет речь, и просить подводить итоги по истечении опре­де­лен­но­го периода времени.

Важность электронной почты

Электронная почта может быть отличным способом общения с коллегами, клиентами и поку­па­те­ля­ми. Однако боль­шин­ство правил этикета элек­трон­ной почты предо­сте­ре­га­ют от того, чтобы говорить в элек­трон­ных письмах то, что следует говорить при личной встрече. Общение по элек­трон­ной почте может быть полезным при отправке счета, задании вопроса или пересылке документа. Однако, если вы отправ­ля­е­те письмо, по которому решение должно быть принято в течение 24 часов, вам следует быстро принять решение в элек­трон­ном письме и не ставить человека в потен­ци­аль­но неловкую или сложную ситуацию. Некоторые реко­мен­да­ции по общению по элек­трон­ной почте пред­по­ла­га­ют следующее: Всегда под­пи­сы­вай­те свои элек­трон­ные письма. Если у вас есть подпись на визитной карточке, исполь­зуй­те ее и здесь. Включайте любую необ­хо­ди­мую инфор­ма­цию в заголовок ваших писем. Используйте в тексте письма ключевые слова, отно­ся­щи­е­ся к теме письма. Постарайтесь указать кого-нибудь в качестве отпра­ви­те­ля элек­трон­но­го письма.

Заключение

Деловой этикет — это все, что улучшает общение и укрепляет доверие между коллегами и клиентами. Этикет может быть таким простым, как под­дер­жа­ние чистоты и орга­ни­зо­ван­но­сти на рабочем столе, под­дер­жа­ние стакана с водой на нужном уровне и исполь­зо­ва­ние пра­виль­но­го тона голоса в общении. Это также может быть исполь­зо­ва­ние спе­ци­аль­ных фор­му­ли­ро­вок в элек­трон­ных письмах и служебных записках, чтобы избежать путаницы. Если вы новичок в любой форме делового этикета, полезно задавать вопросы и получать реко­мен­да­ции от коллег и клиентов. Многие правила делового этикета основаны на обычной веж­ли­во­сти и уважении. Это важные аспекты любой про­фес­си­о­наль­ной среды, неза­ви­си­мо от того, работаете ли вы в крупной кор­по­ра­ции или на малом пред­при­я­тии. Деловой этикет — это то, чему можно научиться и применять в любой про­фес­си­о­наль­ной среде. Проведение деловых встреч Некоторые встречи неизбежны и полезны для развития вашей компании. Однако суще­ству­ют опре­де­лен­ные вредные привычки, которые могут даже негативно повлиять на про­дук­тив­ность вашей команды и создать нега­тив­ную рабочую атмосферу. Вот некоторые из вредных привычек, которых можно легко избежать, и некоторые аль­тер­на­ти­вы, которые вы можете пред­при­нять: — Игнорирование коллег во время совещаний: Игнорируя своих коллег на собрании, вы говорите: “Вы мне без­раз­лич­ны, мне без­раз­ли­чен этот проект, и мне без­раз­лич­но, над чем мы работаем”. Это большая проблема, потому что это посылает сигнал другим, что вас не волнует проект и его влияние на других людей. — Трата времени на сове­ща­ни­ях: Есть несколько основных способов экономии времени на сове­ща­ни­ях. Вы можете делать заметки заранее, задавать хорошие вопросы, чтобы помочь всем лучше понять проект или предмет, о котором идет речь, и просить подводить итоги через опре­де­лен­ный про­ме­жу­ток времени.